Inleiding
Het bestuur acht sponsoring van belang vanwege de wenselijkheid en noodzaak om additionele gelden ten behoeve van de diverse activiteiten van V&VN VOG te verwerven en daarmee de contributie op een laag niveau te houden.
Uitgangspunten
Sponsoring geschiedt door het bieden van advertentieruimte, vermeldingen, het verspreiden van foldermateriaal of het ondersteunen van activiteiten. V&VN VOG mag niet afhankelijk worden van sponsoring.
Voorwaarde n
De sponsor dient actief te zijn op het gebied van voortplanting, verloskunde of gynaecologie. De te leveren wederdienst is op geen enkele wijze strijdig met de visie of doelstellingen van V&VN VOG en dient in overeenstemming te zijn met de goede smaak en het fatsoen. Tevens mag de objectiviteit, de geloofwaardigheid, de betrouwbaarheid en de onafhankelijkheid van V&VN VOG en de daarbij betrokkenen niet in gevaar worden gebracht.
Transparantie
Het feit dat V&VN VOG zich laat sponsoren wil in geen geval zeggen dat V&VN VOG de sponsor of diens producten ondersteunt. Advertenties en ander promotioneel materiaal zullen op dusdanige manier worden gepresenteerd dat duidelijk onderscheid te maken is tussen dit materiaal en het materiaal van V&VN VOG. Waar nodig vermeldt V&VN VOG dat het gaat om promotioneel materiaal of een advertentie.

Procedure
Aanname
Alleen ná goedkeuring van het bestuur van V&VN VOG kan een sponsorovereenkomst worden afgesloten. De tegenprestatie wordt pas geleverd na het ontvangen van het vastgestelde sponsorbedrag.
Verspreiding
Het op enigerlei wijze verspreiden van materiaal zal V&VN VOG in eigen beheer houden. Additionele kosten van derden voor verspreiding zijn voor rekening van de sponsor. Het ledenbestand wordt nimmer ter beschikking gesteld aan derden. Het ledenbestand wordt alleen gebruikt voor de distributie van wetenschappelijke- en/of productinformatie.
Sponsorcontract
V&VN VOG accepteert alleen sponsoring als er een gedetailleerd sponsorcontract is opgesteld waarin wordt vastgelegd:
• De dienst en wederdienst van de overeenkomst,
• De looptijd van het contract en de afspraken over tussentijdse opzegging en/of evaluatie,
• De afspraken over betaling
• Wanneer en hoe er voortgangsinformatie wordt gegeven aan de sponsor
• Wie de afgesproken contactpersonen zijn aan beide kanten
• Afspraken over eigendomsrecht en verantwoordelijkheid
• Afspraken over vrijheid in de uitvoering van specifieke projecten en redactionele onafhankelijkheid van V&VN VOG
• Afspraken over vermelding van de sponsor
Vermelding
In ieder sponsorcontract zal met de sponsor worden afgesproken hoe de sponsor vermeldt zal worden. Bij het vermelden van de sponsor gelden de volgende afspraken:
• De vermelding is niet langer dan één zin.
• De vermelding maakt duidelijk dat de sponsor geen invloed op de inhoud heeft gekregen.
• V&VN VOG beslist in overleg met de sponsor over de positie van de vermelding en over eventueel gebruik van logo’s.

Evaluatie
Klachtenregeling
Leden kunnen, indien geconfronteerd met ongewenste mailing of reclame-uiting, een schriftelijke klacht indienen bij het bestuur van V&VN VOG. Het bestuur is gehouden deze klacht de eerstvolgende bestuursvergadering te bespreken en binnen 1 maand na deze vergadering een gemotiveerde uitspraak te doen. Daarnaast wordt deze klacht meegenomen bij evaluatie en eventuele aanpassing van het sponsorbeleid.